Zorgvuldig met personeelsgegevens.

De aangesloten organisatie bepaalt waarom en hoe kandidaat- en medewerkergegevens worden gebruikt en is daarvoor in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. Inhuurder ondersteunt die organisatie als softwaredienst en treedt voor die gegevens in beginsel op als verwerker. Voor eigen account-, contact- en beveiligingsadministratie kan de aanbieder van Inhuurder zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Deze rollen worden definitief vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst en verwerkersovereenkomst.

Accountnaam en e-mailadres, kandidaat- en medewerkergegevens, contactgegevens, woonplaats, functie, ervaring, vaardigheden, beschikbaarheid, gewenste uren, werkvorm, motivatie, gekozen vacature, herkomstkanaal, eventuele KvK- en btw-nummers, contract- en startgegevens, gekoppelde klantreferenties, brondocumentreferenties, gegenereerde documenten, contactaanvragen en beperkte auditinformatie over handelingen in het systeem.

Inhuurder bevat in deze versie geen afzonderlijke velden voor BSN, bankrekening, medische gegevens of salaris. Upload zulke gegevens niet zonder vastgestelde noodzaak, wettelijke grondslag, bewaartermijn en passende beveiliging.

Gegevens worden gebruikt voor toegangsbeheer, ontvangst en beoordeling van sollicitaties, kandidaten- en medewerkersadministratie, koppeling aan een vacature of klant, documentgeneratie, bedrijfsnummercontrole, beveiliging, foutonderzoek en afhandeling van contactaanvragen. De aangesloten organisatie bepaalt per verwerking de geldige AVG-grondslag, bijvoorbeeld voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Het openbare sollicitatieformulier vraagt expliciet akkoord met de verwerking en vermeldt dat een recruiter de beoordeling uitvoert.

Gegevens worden rechtstreeks ingevoerd, ontvangen via het openbare sollicitatieformulier of de bestaande sollicitatiekoppeling, of als beperkte klantgegevens opgehaald uit Vermeld. Vermeld blijft bron voor toegestane klantgegevens; kandidaten, medewerkers en gegenereerde documenten worden niet naar Vermeld teruggestuurd. Google wordt gebruikt voor inloggen met alleen de scopes openid, e-mail en profiel. Inhuurder vraagt geen toegang tot Gmail of Google Drive.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, op instructie van de aangesloten organisatie of op grond van een wettelijke verplichting. Een definitief subverwerkersregister en afspraken over eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte moeten nog worden gepubliceerd.

Bij openbare vacatures telt Inhuurder het kanaal van de meetbare link of globaal het verwijzende platform, het vacaturebezoek en de klik op de sollicitatieknop. De volledige verwijzende URL wordt niet bewaard. Hiervoor wordt geen advertentieprofiel opgebouwd en worden geen naam, e-mailadres, volledig IP-adres of apparaat-ID in de rapportage opgeslagen. Een tijdelijke sessiemarkering in de browser voorkomt dat hetzelfde tabblad ieder opnieuw renderen als extra bezoek telt.

Er is momenteel nog geen automatische verwijdertermijn in de applicatie geconfigureerd. De aangesloten organisatie moet daarom actief bepalen en uitvoeren hoelang elk dossier nodig is. Als uitgangspunt voor afgewezen sollicitanten geldt verwijdering uiterlijk vier weken na afronding van de procedure, tenzij een geldige afspraak bestaat om gegevens langer te bewaren. Openbare sollicitaties worden daarom zichtbaar met een eigen status, zodat deze termijn per procedure kan worden uitgevoerd. Voor medewerkers kunnen wettelijke termijnen verschillen per documentsoort.

Back-ups en auditinformatie worden apart behandeld. Definitieve termijnen, verwijderprocedures en uitzonderingen wegens wettelijke bewaar- of claimplichten worden opgenomen in het bewaarbeleid.

De omgeving gebruikt HTTPS, beperkte Google-login, een uitnodigingslijst, organisatiegebonden gegevensselectie, afgeschermde downloads en auditregistratie. Automatisch gemaakte documenten zijn altijd concepten: ze worden niet automatisch verstuurd, ondertekend, fiscaal gekwalificeerd of juridisch goedgekeurd.

Inhuurder neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten over aannemen, afwijzen, inzet, beloning of beëindiging. Een mens controleert de gegevens en beslist over gebruik van een gegenereerd document.

Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdracht. Neem eerst contact op met de organisatie die het dossier in Inhuurder beheert. Voor vragen over de software of wanneer die organisatie niet bekend is, kan contact worden opgenomen via info@inhuurder.nl. Een betrokkene kan daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.